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企业信息化利器——工程项目管理软件

发布时间:2023-11-13   点击率:690

    近年来,随着互联网+和大数据的广泛应用,企业组织的数字化和信息化进程得到了推动,加速了企业的信息化转型。信息化对企业项目管理的作用越来越明显,信息技术带来的精细化、信息化和智能化,让企业在项目管理中拥有了更多的主动权。因此,许多企业组织已经开始构建以工程项目管理软件为主的项目信息化系统,这成为他们提升内部管理能力、提高项目工作效率和增强企业竞争力的一个重要途径。
     众所周知,企业项目管理能力的强弱在很大程度上决定了企业项目的成功与否以及市场竞争力。随着企业从内部协调为主转变为跨组织的综合协调,对企业项目的计划、组织、协同与控制等能力带来了很大的挑战。而在信息化时代,项目管理信息系统的重要性更加凸显,不仅满足了互联网+和大数据发展的需求,也成为了加强企业经营管理、提升经营质量效益、提高企业运营效率的基础保障。
      尽管许多企业已经开始实施项目信息化管理,并投资了数十万甚至数百万用于开发工程项目管理软件,但却未能达到预期效果。更有些企业不惜投入大量人力、物力和财力引进项目管理信息系统,却因此造成了烂尾。根本原因在于缺乏必要的系统认识和结构化思维,不知如何打造工程项目管理软件。
       工程项目管理软件的建设过程是为了明确和完善企业项目信息化管理需求。那么,企业应该如何构建工程项目管理软件,以提升信息化时代的项目管理能力呢?通过对企业的调研和多年项目管理服务经验的总结,我们认为企业可以从以下三个方面来提升项目管理信息化能力:正确理解项目管理、加强项目管理领导力以及提高工程项目管理软件的应用。
正确理解项目管理的概念
       目前仍有很多人将项目管理简单地理解为“对项目的管理”,这是一个重要的误解。他们没有意识到项目管理是创新、改进和补充传统企业管理方法的手段,也没有思考企业和项目之间的密切关系,导致他们仍然使用传统的企业管理方法来管理纯项目型的企业。因此,在实施项目管理信息化之前,企业需要进行正本清源,统一认识。
        既然企业的存在是为了项目,那么项目的管理和执行就是企业的主要业务,其他业务(如财务、人事、客户管理等常规管理)则是围绕着项目展开的,属于项目的辅助业务或企业级项目管理业务。因此,在规划和建设企业项目管理信息化时,应以项目管理和项目执行的信息平台为核心,项目管理系统应作为整个企业管理信息系统的主要基础组成部分。
        提升企业的项目管理能力是一个长期的过程,需要打造企业项目管理信息系统。在这个过程中,需要横向覆盖企业所有的业务领域、各职能部门、各下属单位和各相关组织机构,并通过信息化管理进行整合。同时,需要纵向贯穿项目从投融资、经营、设计、成本、进度、采购、安全、施工、开车、质量、运维等各项目阶段,实现高效协同管理。然而,整个建设过程是一个需要不断完善的系统化工程,需要适时进行系统更新和升级。
        企业必须深刻了解工程项目管理软件的本质,而不能简单地期望草率地选择一套软件并将纸面信息填充到软件中,然后就认为项目管理信息化已经完全实现了。这样的结果往往是企业真正的问题并未解决,软件也变得无用。
        因此,在构建项目管理信息系统时,企业组织应该明确认识到项目管理系统的本质是“管理+IT”。IT技术是实现企业项目管理理念的工具,但关键在于企业组织本身对项目管理体系的全面认识和结构化思维是否扎实。只有这样,才能更好地打造出适合企业自身需求的项目管理信息化平台。
       项目管理的领导力是指在项目执行过程中,有效地领导团队,发挥项目经理的权威和激励作用,以达成项目目标和交付高质量成果的能力。
      项目信息化建设是企业管理革新的工作,也是领导者的一项重要任务。领导者需要具备远见和洞察力,意识到项目管理信息化是企业在未来市场竞争中必不可少的条件。只有深刻理解信息化技术和项目管理才能从根本上理解项目信息化的管理要求,并确定系统建设的最终目标。只有这样,领导者才能引领企业建立适应自身需求的智能化项目管理信息平台,设计合理的项目管理流程和业务流程,建立信息化管理团队,培养必要的人才来运营项目信息化管理,避免盲目追求“信息化”。
       项目管理系统的建设是一个巨大的任务,涉及到企业的业务、技术、成本控制和工程等多个部门。它需要各个部门积极配合,参与项目的流程梳理、蓝图设计、功能测试和推广使用等工作。因此,企业高层应高度重视并亲自参与其中,从企业整体的角度提出具体、合理的目标和要求,对项目的重大决策提出建议。企业的各个部门和人员都应遵循这个目标,建立项目考核机制,确保他们都能有效参与、充分沟通和协同合作,以确保信息化系统的建设不会被孤立。
        不以项目管理作为手段进行经营的组织,常常没有专门的管理系统来支持项目管理需求。缺乏基于项目的管理系统会导致项目管理变得更加困难。实施项目的组织结构通常对于获得项目所需资源和以何种条件获取资源起着制约作用。因此,项目管理团队应该了解他们的组织结构和体系对项目的影响。
        不同行业的项目具有不同的特点,但项目管理信息化对企业经营发展的作用大体上是相似的。在战略层面上,它可以支持企业的项目化管理,并提高整体运营效率;在经营层面上,它可以帮助企业规范项目管理流程,加强部门之间的沟通和协作,实现数据共享,消除信息孤岛;在项目执行层面上,它可以实现项目的精细化管理,加强对项目的成本、进度、质量和安全控制,确保项目的效益。因此,构建适应企业项目信息化运营需求的组织结构对提高组织效能非常重要。
         因此,在进行企业组织结构设计时,领导者需要采用信息化的设计思路,将组织的业务特点与信息化技术有机结合,以实现企业管理模式的扁平化,使跨部门协作更加智能、敏捷和高效。项目管理的成功高度依赖于有效的组织沟通,从而避免各部门之间只是表面上的合作而实质上互相独立。只有上下一心、意识到位、通力合作,才能构建一套先进的管理理念、适用于企业且简洁易用的项目管理系统,充分发挥项目管理信息化的效益。
应用工程项目管理系统技术
       我们常常使用工程项目管理软件来实现项目信息化管理。实施项目管理信息化需要企业拥有清晰的项目管理流程、顺畅的项目沟通机制,以及明确的组织管理权责。然而,信息化不仅仅是软件的问题,更是管理的问题。在企业实施项目管理信息化之前,需要先梳理项目管理流程并做好业务数据规划,然后再通过工程管理软件来使之落地。
         在建立项目管理信息系统的过程中,通常会运营管理和软件管理两条线并行进行。然而,这种方式常常忽视了跨部门沟通和协同工作的重要性,并且使用传统的管理模式导致了一些问题,比如出现了“信息孤岛”的现象。由于缺乏详尽的需求分析、业务流程和衡量标准的了解,各个部门之间的合作受到了限制。
       企业盲目地使用表面上“功能齐全”的软件,结果只是提高了电子化程度,却无法实现最基本的功能。虽然外观很重要,但只有“合适”才能带领企业走得更远。
        即使是在项目管理信息系统方面取得了最大成功的企业,也有其独特的管理体系和思想。举个例子,赢得值技术是一种基于时间的量化目标动态管理方法,它的显著优势在于引导人们关注目标的量化及时间性,使得“到什么时间计划完成多少工作”变得一目了然。因此,在选择项目管理信息系统时,企业应该避免盲目模仿行业标杆企业的应用模板,而要真实地分析自身实际需求,并选择那些在项目管理领域具有特定优势和独到见解的企业,以确保选择的项目管理信息系统能够切合实际。

       总的来说,使用工程项目管理软件进行项目管理的信息化建设能够实际帮助企业改善项目管理环境,规范项目管理流程,从多个角度提高管理效率,多方面帮助企业在降低成本和增加效益方面取得进展。对于项目型企业来说,加快项目管理信息化建设,引入适合的工程项目管理软件,推动信息化成为项目型企业的核心竞争力,并努力成为企业新的业务增长点,变得非常重要和紧迫。


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