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如何利用工程管理系统做好机械设备管控?

发布时间:2020-09-29   点击率:66

外包机械单
       各种各样的机械设备是建筑施工的好帮手,妥善的管理好机械设备的使用、调拨,工程才能事半功倍。当然,利用工程管理系统个可以更轻松的实现管理目标。
       机械设备大致上可以划分两种:一种为企业的固定资产,需要注意的是调拨、维修、保养、更新。另一种是租赁的设备,也称外包设备,这种的租赁设备更为常见,而且管理维护相对简单。
一、自有资产
       工程项目固定资产管理,可用于统计设备产生的成本及租赁产生的收入。如软件流程图所示:设备成本是由设备采购单、调拨单、盘点单、报损单、维修单及设备折旧单产成,如果设备有租赁费,还可以自动产成租赁费成本。(设备租给自己用核算租赁费成本)。
1、设备信息统计维护
      在进行设备管理工作前,首先要健全系统的基础信息。
      第一步,先打开工程管理系统中的往来单位维护模块。
      所谓的往来单位维护,主要将机械设备的供货商信息录入系统,方便以后进行维保、二次采购等操作。操作界面如下:
      
2设备信息
      填报好了供应商的基本信息,接下来需要填报的是设备类的基础信息,该处在于工程管理系统的中设备信息维护模块。

      可以在图中选择种类,也可以自建新的项目,录入后的设备信息可以在里面查询到,并且可以观察状态,比如说是否使用、归属公司、存放地点。


3设备采新、调拨、成本计算、退货
设备采购
      在使用机械设备的过程由于老化、意外事故等情况,需要重新采购设备。那么可以执行设备采购合同,设备的基础信息可以直接从合同中导入。

设备调拨
      当设备需要在企业自有的分项目之间调拨时,可以选用设备调拨单。操作路径为:【设备】->【设备调拨单】打开设备调拨单列表,点【新建】。
      设备调拨单是表现设备流动的重要依据,如果不想出现设备查无所踪的情况,企业一定要注意重视工程管理系统中设备调拨单的运用。

      填报了设备调拨单后,设备的流转情况将清晰的展现在设备调拨单中,设备的调出、调入、时间、经办人、领用人等信息都非常清楚。

      除了设备调拨单列表之外,系统中还有更全面的设备工地分布表。可以非常直观的看到企业的固定资产在各个工地的分布情况。

      可以【统计分布结果】,查看具体到每日、每个项目的设备使用明细。

      每日的信息也将在系统中自动汇总,形成固定设备明细万能查询,可以说是固定设备使用的总账。

设备成本规划
      固定资产大多归属总公司,在调拨给分项目使用时,有的企业会计入项目成本,计算费用,来中和设备的折旧,有的企业则不会计算成本。
      在我们之前于工程管理系统中填报设备的基础信息时,有一项是填报计价方式和单价,这里是计算成本的基础,一定要填报好。如果不希望计算成本,那么请在租赁单价中填0。

      填报完成后,工程管理系统会根据使用设备的使用时间,自动核算成本并归纳至项目。

设备退货
      设备退货主要针对设备在使用过程中出现了问题,需要退货回厂家。

      总结:设备管理作为项目管理系统中的一个重要模块,架构上充分考虑了建筑企业的实际需求。功能全面使用方便,无论是在线对接、调拨、订购、退货都可实现,各类归属、成本、经办人、调拨时间等数据也可以方便的查阅到。
二、外包设备管理
1、基础设置
     外包设备由于不需要考虑维保、成本归纳、库存、折旧等信息,管理相对比较简单,只需要考虑成本即可。在进行外包机械管理时,需要系统中三个部位予以【外包机械维护】、【项目维护】、【往来单位维护】信息支撑。
      这三个部位分别对应的是:基础信息、归属项目、供应商信息。
在填报了基础信息之后,需要打开管理外包设备的基础单据-【外包机械单】。
      该单据影响【工程成本】、【应付账款查询】、【供应商应付账款汇总查询】、【外包机械汇总表】。
点击主菜单中【租赁】模块即可找到【外包机械单列表】,点【新建】按钮,即可打开【外包机械单】。
      录入信息后点击保存即可返回到【外包机械单列表】。
两个表格示意如下:


      同时,已经生成的各种信息,可以在【外包机械明细查询】模块查询所有的机械往来明细。 

2、扫码快速统计功能
     在项目施工过程中,租赁机械的相关统计对于统计人员而言是非常繁琐的工作,如果采用传统的录单方式,效率低下。
     为此金石项目管理系统开发了通过二维码快速查阅、录入外包机械信息的功能。具体的功能实现如下
     金石工程管理系统中,选中外包机械明细,右键点击生成机械二维码选项,系统会拉起浏览器,弹出一个二维码。


       将上述操作生成的二维码导出(复制、截屏、另存为等操作都可)后打印,贴在相应机械设备上,统计人员使用手机扫描后即可实现快速录入单据,提高效率。
信息录入:
       在二维码部署到位后,统计人员可以打开金石工程管理系统手机端,扫描各个机械设备上的二维码。即可在手机端填报,或更新设备的各项信息(项目、往来单位、时间、经办人和审核流程方案)并添加机械明细。该二维码可以转发给其他工作人员,实现高效的数据录入、信息流转。
总结:
       工程管理系统基本解决了建筑企业的机械设备管理难题。系统功能全面,覆盖面较广,且并不需要复杂的步骤,只需要按照流程进行简单的操作,建筑企业就可以迅速建立起一套切实可行,高效便捷的机械设备管理体系。


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