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如何利用项目管理系统解决常见的财务管理问题?

发布时间:2020-09-27   点击率:67

常见财务问题解决方案
      财务问题往往是广大工程项目企业最为头疼的,财务的问题具有危害大、管理难、影响广等特点。
      今天,金石软件就系统的盘点一下,各个工程企业常见的财务问题和解决方案。
问题1:付款额大于发票金额
      职工A与供应商甲签订合同,采购商品总计30万元,发票开到入账后,因变化需多付2万元。A为了节约流程时间,违规操作,未重新签订合同,导致公司付款32万元,得到的发票却只有30万元。
      该操作会对企业造成什么影响?
      1 职工A补回发票再让财务进行冲减,但开票从协商到开具、邮寄需要一定的时间。
      2 职工A无法补充发票,那差额难以处理保障,只能挂暂不往来,或需要通过其他途径补充发票。
      金石解决方案
     系统可以设定以项目合同为基准,该合同相关的付款额度不能超过发票额。(系统会自动关联发票),以此杜绝违规操作。

财务系统管理
问题2:付款金额超过了预付款申请
     员工A310日请示高层领导X下月采购水泥20吨,总金额6000元。但后来查账时发现付款金额高达7800元,而财务人员表示当时工作太忙,没有看到预付款批示,只看到领导签字的采购申请即进行付款。各执一说,最后也没法解决。
     金石解决方案:
     这类情况常出现于组织架构不完善,缺乏有效、科学的管理系统的企业,由于单据之间没有联系,仅凭纸质文件记录领导批示,在时间跨度较长情况下,很容易出现各种漏洞。
     金石项目管理系统将收录所有的预付款申请,监控发生的付款申请单,在财务人发起付款申请时,如遇超额将自动发起提醒。提醒功能可以有效的防止财务人员出现失误,如果在提醒模式下再出现失误,也可以明确责任,进行强化管理和追责。
问题3:重复付款
      某子公司采购部业务人员A发起支付供应商货款申请恰逢财务经理有急事处理,匆忙付款后却没有将信息告知A
结果,A并未接到上级领导的批复,以为未付款。在三天后,又提交同样的付款申请,由于该子公司创立不久,财务人员匮乏,忙碌中未经过严格审核,再次将相同款项付出。直到月末对账才发现。
金石解决方案:
      重复付款这种低级错误其实并不罕见,不过利用项目管理系统就能轻松解决,无需额外设置,系统将会自动监控,同合同下方重复付款、超额付款时将自动发起提醒。
问题4 员工借款未还
      某员工A欲借款1万元,承诺次月归还。公司领导考虑虽然A刚入职不久,但正巧谈下了大单子,提成2万元,不会出现问题,遂批准。
但由于事物繁忙,在员工A未归还的情况下发放了次月的工资及提成。A次日失踪、查无音讯,虽然1万元已经可报警立案,但当前已对公司造成损失。
      金石解决方案
      领导可在项目管理系统中设置:员工借款自动从工资里扣除,之后系统将自动扣除,不需要人工操作,也不会出现失误。

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