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公司全称:武汉市水务建设工程公司安装公司


一、 公司简介及组织结构图
安装公司隶属武汉市水务建设工程公司,工程公司是具有国家市政总承包一级资质、通过ISO9000质量体系认证的现代化施工企业。在九省通渠的江城,位于青松绿叶环抱的洪山脚下的安装公司,是一个集机电设备及自动控制设备安装工程、大型给排水钢管及配件制作安装、机械加工制造等为一体的现代化施工企业。安装公司设有生产技术科、质检科、材料科、综合办公室等四个职能部门,设有金工、金属结构等两个生产车间,工程项目室二个。
  近十七年来,安装公司立足自来水行业,以"持续改进,创一流产品"为方针,以"今天的质量,明天的市场"为企业精神,积极参与市场竞争,以优质产品、优良服务占领市场,以满足顾客要求的诚恳态度,以娴熟的安装技术,科学的管理水平,高效、优质、圆满地完成具有国际先进水平、自动控制程度高的水厂全套进口机电设备安装工程。先后承接了白沙洲水厂等19座大中型水厂的兴建、扩建工程。
  适应经济发展形势的要求,我公司不断更新、改造影响钢制管件产品质量的关键设备,调整生产工艺,强化生产规范化、标准化管理,严格执行ISO9000质量体系中的控制程序,钢制管配件焊接水平,达到国家规范中射线探伤Ⅱ级以上标准。先后完成了武汉市地区的京汉大道等10个钢制管加工工程。
我公司以机电设备安装工程为依托,拓宽业务范围,加强对外协作。逐步参与环保、污水处理、消防、起重机械等行业的安装工程、制造加工等项目的竞争,取得了相关的资质证,先后承接了武汉市公汽停保场消防喷淋系统、黄石磁湖污水处理厂等7个工程。

 

二、 公司现行体制

三、 在没有使用《金石工程项目管理软件》前的公司状况
1. 材料数据不真实。由于采用电子表格进行统计,无法满足材料统计要求。材料统计人员又怕领导批评,总是胡乱调帐,以使与财务数据对应。随着日积月累,造成帐、卡、物严重不符。
2. 分包费用很混乱。我公司的分包费用情况比较复杂,如项目类一个项目多个分包商且同个分包商多个分包费,加工类一个分包商涉及多个项目分包费。原来是采用电子表格将同个分包商打包在一起滚动方式计算,付款没有一一对应项目,造成后来分包费用总是与分包商核算的对不上,还出现过重复支付分包费的情况。
3. 成本统计难落实。采用过电子表格方式,由于工程项目较多,花了半个月时间,勉强坚持了二个月,最后由于工作量实在太大,而且各部门的基础工作均不能及时跟上,成本统计工作无法落实。再加上材料入库、领料项目填写不准确,库备材料领用不合理,造成最后财务上的项目成本不真实,本来应该盈利项目结果莫名其妙亏损。
4. 应收、应付帐款混乱。工程款、材料款、分包款总是搞不清,好不容易花了很大人力清理一遍,结果管不了多长时间又乱了。
5. 2013年总公司实行财务集中核算,分公司帐户取消,财务人员调到时总公司,无法及时了解帐户余额,造成材料款、分包款不到位,影响工程进度。
6. 文档管理不规范。查阅文件、资料、合同、决算常常出现“要用找不到,不用跑出来”,有时要翻箱倒柜找好半天才找到。


 

四、 金石软件中的解决方案
我公司金石软件的应用主要分四个阶段:

 

工程项目管理软件
1. 【工程管理】的应用
 [项目开拓]:由预算室将工程前期跟踪、投标建立台帐,并将涉及投标阶段的各类文件存于[项目资料中]。
 [项目维护]:由生产技术科建立项目名称。
 [承包合同]:预算室建承包合同,录入相关合同信息。
a. [合同附件]:预算室导入合同扫描件、投标报价电子版。
b. [合同执行进度]:项目部提交监理审核的进度,由计划科录入。
c. [合同收款及相关发票]:工程款到帐后,计划科录入合同收款信息。
2. 【协同办公】的应用
 [文档管理]:应用到档案管理工作中,由各责任部门负责对应的资料导入。
 [文档管理]:应用到周报表管理。建立[工程管理]、[部门报表],由各项目经理部、各职能部门在会前一天将情况在软件中进行更新。
工程项目管理软件

 

3. 【分包管理】的应用
 [分包合同]:分包合同签订或分包加工决算审定后,由预算室录入分包合同信息。
a. [合同附件]:预算室导入合同扫描件。
b. [合同内容]:分包商提交经项目部审核的分包进度,由计划科录入[合同内容明细]、[合同执行明细]。
c. [合同付款及相关发票]:分包商提交建安发票,由计划科在[发票管理]中录入信息;公司领导同意付款后,计划科[执行付款]填写[付款申请单];分包费支付后,计划科执行[付款申请单]填写[付款单]。
d. [合同罚款]:生产技术科等职能部门对分包商进行处罚后,将罚单交预算室,由预算室录入罚款信息。
e. [合同查询]、[合同分包商汇总查询]查询项目分包费用,分包商的应付款情况。

{项目分包费用查询}
 

工程项目管理软件

 

{分包商应付款查询}
 

工程项目管理软件
 

4. 【材料管理】的应用
 [采购计划单]
项目部手填“物资需求计划”提交生产技术科,生产技术科根据需求在[采购计划单]中录入,多联机打“物资清单”。
注:○1由于项目部人员电脑操作能力和办公设备的限制,项目部暂时手填方式,待条件成熟,采购计划单可以由项目部录入,生产技术科负责审核、修改;○2我公司涉及的材料品种太多,且采购计划单的规格、单位无法与实际到货的“送货单”一一对应,除非人为来识别这些差别,但现有的人员无法满足要求,故[采购计划单]中的[采购计划执行明细]无法使用。目前[采购计划单]仅作项目部提交材料需求用,与[材料入库单]之间无执行联系。
 [采购合同]:材料采购回后,计划科在材料总库中建一个[采购合同]。
a. [合同内容]:在[合同内容明细]中录入材料信息;在[合同执行明细]中[到货验收]。
b. [合同付款及相关发票]:要支付材料款时,在[采购合同查询]中,选定“供货单位”,按照到货先后顺序指向对应[采购合同],然后执行付款申请单、付款单。
[合同查询]、[合同供应商汇总]:[合同查询]主要用于查询单个材料商的应付款;[合同供应商汇总]主要用于查询所有材料商的应付款。
注:○1由于要实现材料商的应付款对帐,故在软件中材料均使用[采购合同] (不管此种材料是否签订纸质合同),即使是采购一个螺栓也建一个采购合同。○2我公司的材料是统一采购的,采取“采购进总库,调拨进项目”,现场未设材料仓库。○3受材料品种规格较多的因素影响,材料单据的规格设定为可以修改。在[材料维护]中规格全部为空。在[采购合同]-[合同内容]中明确规格,材料入库单、调拨单与之对应。
 [材料调拨单]:材料选择“选择单据S”,按照先进先出的原则。
注:对于材料退料,有二种方式:一是调出项目和调入项目对换;一是调出项目和调入项目不变,数量为负数。经过认真考虑,从与财务统一和统计方便的角度考虑,选用第二种方式。

 

采购合同

 

工程项目管理软件


{材料入库单}
 

软件查询
 工程项目管理软件

多联机打

工程项目管理软件

 

{材料领用单}


 工程项目管理软件

多联机打
 

工程项目管理软件

 [材料总帐万能查询]:通过选择“单据类型”中“材料采购单”、“材料调出单”查询当月材料入库、领料情况,并导出电子表格,通过排序、分类汇总(入库以往来单位分类、领料以项目分类)。
{软件入库查询}
 

工程项目管理软件

导出电子表格,经排序、分类汇总
 

工程项目管理软件


{软件领料查询}

工程项目管理软件
 
导出电子表格,经排序、分类汇总
 

工程项目管理软件

 

 [材料库存查询]:通过设置“填写截止日期”查询仓库库存,导出电子表格。与财务库存数据进行核对。

 

 

{材料库存查询}
 

 


财务库存=上月结转+本月入库-本月领料
 

工程项目管理软件
 [材料甲供单]:因集团总公司投资的项目的设备及主要材料均由集团公司专门材料采购部门统一采购,故使用[材料甲供单]。每月与材料采购部门进行对帐,在[承包合同]-[甲供材]-[甲供材约定]中输入。工程结算时,在[材料甲供单]中进行汇总对帐。
 [加工计划单]:我公司除项目外还从事钢板卷板钢管加工,主要承担集团总公司内的业务。[加工计划单]主要用于对加工车间下达加工计划用。

 工程项目管理软件

 

工程项目管理软件

 

 

5. 【固定资产】的应用
 [设备采购单]:各部门建一个设备仓库,生产技术科以[设备采购单]将办公设备、生产设备进各部门的设备仓库。
 [设备调拨单]:生产设备由专门部门负责管理,领用,归还均以[设备调拨单]方式进行登记管理。
注:设备归还,采取出库项目和入库项目对换方式。
6. 【财务管理】的应用
 [银行管理]:我公司财务2013年8月实行的财务集中核算制,分公司无财务,无银行帐户,只在总公司有一个虚拟帐户。刚实施时,只有手工的一个流水帐,再加上总公司付款周期非常不严格,导致最后哪些钱付了,付了多少都不清楚,财务非常混乱。通过加强对软件的应用,将财务上发生的一些项目成本之外的支出,结合软件现有的一些功能进行灵活应用。目前软年银行帐与财务的银行帐已达到同步,各类收支均来源于各类承包合同、材料合同、分包合同、其它费、工程借还款、员工借还款单据,帐目非常清晰。
财务流水帐


 工程项目管理软件

软件银行帐查询

工程项目管理软件


 

7. 【员工管理】的应用
 [员工工资表]:综合办负责将员工每月各种收入进行录入。
五、 使用金石工程项目管理软件后的效果
1. 材料管理
我公司使用最为成熟的材料管理,目前软件中材料入库、领料、材料库存、材料应付款每月与财务数据完全一致。
2. 分包管理
现在通过软件的应用,能非常准确统计分包费用及应付款情况。
3. 项目成本管理
项目成本统计工作相比以前有了质的飞跃。下一步,我公司力求项目成本达到与财务成本完全统一。
4. 办公自动化
对于材料采购计划、加工计划等可以实现网上填报,无纸化办公得到提高;公司领导、部门领导查阅数据、资料简单快捷,大大提高工作效率;各类财务凭证采用多联机打,规范性得到提高。
5. 全面利用软件进行管理
我公司现逐步利用金石软件这个平台应用到本单位的各项管理工作。
六、 软件总体评价
1. 同类软件比较
我公司对软件的需求源于材料管理存在着很大的问题,通过在网上寻找各类管理软件,有的软件价格比较低但功能简单而且固定成型,想要改进基本不可能;有的软件功能看似很全但细致了解,实用性并不强,而且价格非常高,同样还存在二次改进问题。最终通过操作性、适用性、性价比的对比后,选择了金石管理软件。
2. 软件二次改进
我公司是2009年开始使用金石软件,通过与软件商不断沟通交流,对软件不断进行改进,使我公司在金石管理软件应用上的广度、深度也得到不断地扩大、加强,从而使我公司的项目管理工作上了几个台阶,并且我公司对该软件的应用不只是停留在项目管理上,正逐步应用到本单位的各项管理工作中。
3. 软件应用定位
这几年软件商为满足各类客户的需求而不断进行改进,功能也超出了项目管理的范围,我公司认为金石软件的定位不应在项目管理层面上,应上升到施工企业管理软件层面上。
七、 软件应用体会
虽然金石软件是一个非常好的管理软件,但是仅凭软件好不能代表能够应用得好。项目管理本身是一个综合性的工作,涉及现场项目经理部、各职能部门协同工作,金石软件作为一个项目管理软件也同样需要多部门共同来完成。要使用好这个软件,得要“重量级”的领导亲自抓,而且要深入不能浮在表面上,这样才能调动项目经理部、各职能部门按照各自的管理职责在金石软件中进行分工协作,否则只会成为提高管理水平的一个“花架子”。


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